來源：【華聲在線】

摘要：做好辦公室文檔管理工作對企事業單位的經營與發展有著重要的作用。而公文管理工作作為辦公室文檔管理工作的重要內容之一，一定程度上影響辦公室管理效率。本文主要針對辦公室公文管理工作存在的問題及其相關措施進行研究與探討，僅供參考。

關鍵詞：辦公室;文檔管理;公文管理

一、引言

公文具有上傳下達、協調溝通的重要作用。公文管理的好壞直接影響著相關工作的開展。做好公文管理工作，對企事業單位的持續穩定發展具有重要現實意義。

二、公文管理工作存在的主要問題

(一)公文管理人員隊伍專業素養有待提高

新時代背景下，辦公室公文管理工作要與全新的要求相適應。而部分單位對辦公室文檔管理工作未給予高度重視，存在內部人員兼職負責公文管理工作的情況，公文管理人員隊伍的專業素養與綜合實踐能力有待進一步提升。

(二)公文管理工作制度有待完善

現階段，部分單位工作人員對公文管理工作的認識不夠深刻，公文管理工作制度不夠健全與完善，工作人員主觀隨意性較強，難以切實有效保障信息的安全性，公文管理工作的開展缺乏良好的秩序[1]。

(三)公文管理工作保密意識有待加強

部分單位工作人員公文保密意識缺乏，未充分認識到保密工作的重要性、泄密途徑的多樣性、失密造成的危害性，導致在工作中防護意識不足，直接影響單位的效益與形象。

三、做好公文管理工作的有關措施

(一)加強公文管理人才隊伍建設

公文管理工作對辦公室工作人員的專業素質與工作能力要求比較高，可以從以下兩方面著手，不斷提升相關工作人員的專業素養：其一，邀請有關專家或具有豐富實踐經驗的工作人員，開展公文管理主題培訓，幫助辦公室工作人員更加充分認識和了解公文管理工作，掌握科學的工作方法，切實增強其專業素養與實踐能力[2];其二，辦公室應改變傳統工作方式，打破其他崗位人員兼任文檔管理工作的現狀，引進專業人才，不斷提高公文管理工作能力和水平。

(二)不斷優化完善公文管理制度

1、歸檔保存制度的建設

公文管理工作主要目的是對有關資料進行存檔，以備后期查閱。辦公室要建立健全文檔歸檔保存制度，及時做好公文登記、整理和保存工作。按照不同的部門、歸檔時間、公文類型、重要程度等對公文進行分類保存，將相同類型、相互關聯的文檔存儲在文檔柜中，關鍵文檔的原件及復印件單獨保存，方便第一時間對相關公文進行調取與查閱。

2、公文查閱制度的建設

公文的調取與查閱也需要制定相關制度，對公文調取與查閱資格進行一定限制，約束相關人員的行為。比如，建立公文查閱安全責任制度，對已歸檔保存公文的調取與查閱進行跟蹤，嚴格登記查閱的項目、查閱時間、查閱人等有關信息，一旦公文出現泄漏或者丟失的問題，文檔管理人員與查閱人員應共同承擔相應責任。

3、提升公文管理的安全性

公文管理工作中，相關工作人員要增強保密意識，嚴格落實文檔登記與查閱制度，定期全面整理日常保存的公文資料。同時，辦公室應加強與其他部門之間的溝通與協調，督促其他部門工作人員遵循保密工作要求，切實保證公文在上傳下達期間的安全性，切實提升公文管理工作的質量和水平[3]。

4、做好電子文檔管理

辦公自動化背景下，公文管理依舊面臨著許多挑戰。各單位需要應用權限認證、公文加密、網絡攻擊檢測與防范、安全漏洞管理、網絡病毒預防等技術手段，嚴格限制公文的使用權限與管理流程，切實提升電子文檔管理系統的安全性。同時，還要建設集中性的公文存儲平臺，對公文的生成、記錄、歸檔、流轉、調取、審閱、存儲與銷毀等實行全程監控，明確公文的信息來源和去向，推動電子文檔的管理工作有效開展。除此之外，還需要不斷加強文檔管理人員的技術培訓，提升其信息技術的應用能力與水平。

四、結語

總而言之，公文管理是企事業單位內部各項工作開展的重要依據。各單位必須高度重視公文管理工作，深刻認識與了解公文管理工作的重要性，建立并完善公文管理制度，促使公文的保管更加安全、可靠，切實提升辦公室管理水平。

參考文獻

[1]宋娟.提高公文管理保密工作的有效途徑研究[J].企業文化(中旬刊)，2018(008)：179.

[2]鄭琳.規范公文管理創新服務模式建立保密工作的長效機制[J].辦公室業務，2016(12)：93.

[3]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].城建檔案，2016(3)：57-58.

作者：汪鍵(湖南省木偶皮影藝術保護傳承中心)

本文來自【華聲在線】，僅代表作者觀點。全國黨媒信息公共平臺提供信息發布傳播服務。

ID：jrtt