印章管理制度

1.0 目的

印章是XX公司（簡稱"公司"）經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)，明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)

系的重要憑證和工具。為加強(qiáng)對公司印章的管理，維護(hù)公司印章的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，明確公司印章的使用權(quán)限范圍和使用人、保管人、審批人的責(zé)權(quán)，嚴(yán)格事務(wù)審批程序，規(guī)范用印行為，提高服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，防范風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。

2.0 范圍

本制度適用于公司所有印章的管理。

3.0 職責(zé)

3.1行政人事部:負(fù)責(zé)本制度的制定和執(zhí)行。

3.2監(jiān)察部:負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。

4.0 印章管理制度

4.1印章定義

公司印章主要指：公章、法定代表人私章、合同章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章、各職能部門章等其它各種用于明確公司對內(nèi)外各種權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的印鑒。公司印章可以使用不同材質(zhì)刻印。

4.2印章管理

印章管理包括刻印、授權(quán)、使用、廢止、更換。公司印章管理應(yīng)做到專人保管、嚴(yán)格審批、使用登記、規(guī)范用印。

4.2.1印章刻制

4.2.1.1所有印章（公章、法定代表人私章、合同章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章、各職能部門章等）的刻制工作由行政人事部指定專人負(fù)責(zé)。因工作需要申請新印章時(shí)，由需求部門提交《新增印章申請單》，應(yīng)說明新增印章的原因、用途和樣式等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，報(bào)總經(jīng)理、董事長審批。

4.2.1.2印章刻制完成后行政人事部指定專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并登記印章圖樣、領(lǐng)回時(shí)間、領(lǐng)交人員等信息并以紅色印泥加蓋在行政人事部印章存檔冊中存檔。

4.2.1.3公章、法定代表人私章、合同章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章、各職能部門章必須按國家規(guī)定在國家法定管理部門指定的地點(diǎn)辦理，嚴(yán)禁在非法定機(jī)構(gòu)刻制印章。

4.2.1.4私自刻印、偽造公司印章是觸犯法律的行為。任何人不得私自刻印、偽造公司印章，否則公司將追究其法律責(zé)任，由此導(dǎo)致的所有法律、經(jīng)濟(jì)、民事等責(zé)任均由責(zé)任人承擔(dān)。

4.2.2印章保管及使用授權(quán)

4.2.2.1印章應(yīng)授權(quán)指定的保管人負(fù)責(zé)保管，被指定的保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和操守，印章保管人員要樹立高度的責(zé)任心，保證印章保管和使用的安全。除董事長授權(quán)外，不得擅自轉(zhuǎn)交他人代管印章，保管人具有保管、登記、監(jiān)督等多重責(zé)任與權(quán)力。

4.2.2.2印章保管人應(yīng)妥善保管印章，規(guī)范用印。防止因印章丟失、被盜用、濫用等行為給公司造成損失。

4.2.2.3未經(jīng)董事長同意，不得在空白公文紙和未填好內(nèi)容的介紹信、證明以及合同上蓋章。

4.2.2.4印章原則上不許帶出公司，對確需將印章帶出使用的，經(jīng)董事長同意后，方可帶出。帶出人員必須在印章保管人處填寫《印章使用登記表》，辦理領(lǐng)取手續(xù)，注明歸還時(shí)間。逾期不歸還的（特殊情況除外），應(yīng)視情節(jié)輕重嚴(yán)格按公司《獎(jiǎng)懲制度》進(jìn)行處理，并保留進(jìn)一步追究其法律責(zé)任的權(quán)力。

4.2.3印章使用

4.2.3.1公章

4.2.3.1.1以公司名義上報(bào)、外送、下發(fā)的文件資料（含文件、資料、報(bào)表等），經(jīng)董事長審閱批準(zhǔn)后方可加蓋公章（經(jīng)董事長明確授權(quán)的蓋章簽批人在授權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)的文件、資料等也可加蓋公章）。

4.2.3.1.2申請蓋章人須填寫《文件資料蓋章審批表》，經(jīng)申請部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，與需蓋公章的文件資料一并送公司董事長（或經(jīng)董事長明確授權(quán)的蓋章簽批人）核準(zhǔn)簽批。文件資料的內(nèi)容如需要其它部門核實(shí)確認(rèn)的，《文件資料蓋章審批表》還應(yīng)有其它部門相應(yīng)人員的簽字。

4.2.3.1.3董事長已簽批的《文件資料蓋章審批表》和相應(yīng)的文件資料應(yīng)由公章保管專人保存。

4.2.3.1.4公章保管人根據(jù)董事長（或經(jīng)董事長明確授權(quán)的蓋章簽批人）已簽批的《文件資料蓋章審批表》在文件資料上加蓋公章，并在《印章使用登記表》內(nèi)登記蓋章日期、事項(xiàng)、報(bào)送單位等。申請蓋章的經(jīng)辦人應(yīng)在《印章使用登記表》內(nèi)簽收并檢查已蓋章文件資料，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)場提出解決。用印完畢后，印章保管人應(yīng)將《文件資料蓋章審批表》收集存檔。

4.2.3.1.5負(fù)責(zé)保管、傳送董事長（或經(jīng)董事長明確授權(quán)的蓋章簽批人）已簽批文件的專人不得遺失、增加、替換、扣押文件資料，否則視為嚴(yán)重違反公司制度，應(yīng)承擔(dān)因此引起的一切責(zé)任。

4.2.3.2法定代表人私章

涉及辦理銀行業(yè)務(wù)、支付款項(xiàng)等須加蓋法定代表人私章的，須憑董事長簽批的《文件資料蓋章審批表》方可加蓋法定代表人私章。蓋好法定代表人私章后，公司法定代表人私章保管人應(yīng)在相應(yīng)審批表上注明法定代表人私章已蓋的標(biāo)志，防止一單重復(fù)蓋章的現(xiàn)象出現(xiàn)。

4.2.3.3 公司財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章

4.2.3.3.1公司財(cái)務(wù)章主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票、付款及托收等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)上使用。

4.2.3.3.2業(yè)務(wù)付款的銀行匯票、付款及托收憑證等，由財(cái)務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)情況打印付款、收款申請單后，按公司流程經(jīng)董事長審批通過后，方可蓋章。資產(chǎn)采購付款等單據(jù)，由經(jīng)辦人填寫有關(guān)付款申請單，按公司流程經(jīng)公司董事長審批通過后，方可蓋章。

4.2.3.3.3發(fā)票專用章僅在公司對外開具發(fā)票、收款收據(jù)上使用。

4.2.3.4合同章

合同章主要用于公司部門簽訂各類購銷合同。所有業(yè)務(wù)合同需按公司規(guī)定流程，經(jīng)董事長審批同意后方可加蓋業(yè)務(wù)合同章。

4.2.3.5業(yè)務(wù)章

各職能部門業(yè)務(wù)章，由部門負(fù)責(zé)人保管。僅適用于各部門內(nèi)部使用，主要用于公司內(nèi)部部門之間溝通交接和本部門內(nèi)部管理使用。職能部門業(yè)務(wù)章對外使用的應(yīng)比照合同章管理規(guī)定，由部門負(fù)責(zé)人在授權(quán)權(quán)限內(nèi)使用。

4.2.4印章廢止、更換

4.2.4.1廢止或繳銷的印章應(yīng)由保管人員填寫《廢止申請單》，并呈公司董事長核準(zhǔn)后統(tǒng)一廢止或繳銷。

4.2.4.2遺失印章時(shí)責(zé)任人應(yīng)立即向董事長匯報(bào)，并由印章保管人員填寫《廢止申請單》（詳細(xì)說明遺失原因、責(zé)任人、可能造成的后果、已經(jīng)采取的補(bǔ)救措施、預(yù)計(jì)還需要采取的措施及成本、責(zé)任人處罰建議）呈公司董事長準(zhǔn)后，交監(jiān)察部按批示處理。

4.2.4.3如遺失公司基本印章（公章、財(cái)務(wù)章、法人章、發(fā)票專用章、合同章、業(yè)務(wù)章），必須登報(bào)申明作廢，并及時(shí)向公司董事會報(bào)備。

4.2.4.4更換印章時(shí)，應(yīng)由印章保管人員填寫《廢止申請單》說明更換原因，呈董事長核準(zhǔn)后，由印章保管員按批示辦理。如有需要申請刻制新印的，須填寫《新增印章申請單》按程序申請新的印章。

5.0 印章管理流程

印章申請→按程序?qū)徟≌驴讨啤９堋≌率褂谩鷱U止更換→歸檔6.0 其他

6.1本制度最終解釋權(quán)歸XX公司行政人事部。

6.2本制度自20XX年X月X日起試行二個(gè)月，試行結(jié)束后如無修訂版頒布，則自動形成正式版。

6.3本制度試行之日起，公司與《印章管理制度》相關(guān)的原有條款自動失效。

7.0 附錄

7.1《印章管理作業(yè)指導(dǎo)書》TT-ZH-017-01

7.2《新增印章申請單》TT-ZH-YZ-001

7.3《印章外借審批表》TT-ZH-YZ-002

7.4《印章使用登記表》TT-ZH-YZ-003

7.5《文件資料蓋章審批表》TT-ZH-YZ-004

7.6《廢止申請單》TT-ZH-YZ-005